Где получить архивную справку о трудовом стаже

Запрос в архив справки для Пенсионного фонда делается для подтверждения трудового стажа, потому важно знать, как выглядит образец документа. Порядок действий при исполнении действия. На сегодняшний момент сделать запрос в архив для подтвреждения стажа не составит труда. Для этого достаточно составить соответствующую заявку на официальном сайте территориального отдела архива. Срок исполнения – не более 30 дней.

Образец архивной справки о стаже работы

Форма такого документа законодательно не установлена — то есть он составляется произвольно. Однако в нем должны присутствовать необходимые реквизиты:

• полное название организации (с указанием адреса, номера расчетного счета, БИК, ИНН и т.п.);
• продолжительность работы сотрудника («с… по…»);
• должность, которую занимал сотрудник;
• указание на документы, на основании которых были осуществлены прием и увольнение (Приказ о приеме №__ от___, Приказ об увольнении №__ от___);
• расчет заработной платы за период работы по месяцам (не является обязательным);
• информация о причине выдачи документа;
• подписи директора и главного бухгалтера, печать, дата выдачи.

Образец архивной справки о подтверждении трудового стажа

скачать

Для чего она нужна?

Справка о стаже работы пригодится при приеме на работу сотрудника без трудовой книжки. Например, если вы по какой-то причине утратили трудовую, и не спешите делать ее дубликат. Кроме того, это один из документов, который необходимо подготовить для оформления пенсии. Его основная задача – доказать сам факт трудовых отношений. В ней должны находиться сведения о каждом месте работы новоявленного пенсионера. Такая справка имеет особое значение и для лиц, трудящихся во вредных условиях. Так, ее  нужно будет предъявить при досрочном выходе на пенсию.

Бланк на запрос в архив для подтверждения стажа работы

Законодатель не устанавливает определенной формы бланка запроса в архив для подтверждения стажа, поэтому любое заинтересованное лицо может подготовить такой документ самостоятельно. При этом стоит помнить об обязательных реквизитах, наличие которых в документе существенно увеличит вероятность положительного ответа по поданному обращению.

В общем виде форма бланка запроса может выглядеть следующим образом:

1. Наименование архивного учреждения, в которое направляется заявление.
2. Ф. И. О. заявителя, дата его рождения, адрес проживания и контактный номер телефона.
3. Заявление
4. Прошу выдать архивную справку о подтверждении трудового стажа:
   • наименование структурного подразделения;
   • наименование предприятия;
   • занимаемая должность;
   • период работы.
5. Справка необходима для представления (указать место требования и цель подачи документа).
6. Дата составления документа и подпись заявителя

Как сделать запрос в архив по интернету

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов,
но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать,
как решить именно Вашу проблему — звоните по телефонам:

8 (499) 703-15-47 — Москва
8 (812) 309-50-34 — Санкт-Петербург

или если Вам так удобнее, воспользуйтесь формой онлайн-консультанта!

Все консультации у юристов бесплатны.

При назначении пенсии сотрудники пенсионного фонда тщательно проверяют документы.

С 2002 года сведения о стаже можно восстановить с помощью персонифицированного учета.

Полезно знать: собрать информацию о трудовом стаже поможет Росархив. Заявление можно направить по интернету.

2 возможных способа для отправки по интернету:

1. Направить по электронной почте [email protected];
2. Воспользоваться специальной формой заявки на сайте Росархива

Для направления обращения через сайт нужно совершить несколько действий:

1. В разделе нужно выбрать вид обращения. Нужно заявление о подтверждении трудового стажа, а также заработной платы.
2. Заполнить форму:

• указать ФИО заявителя, название организации;
• правильно указать в форме период работы;
• указать место, где находится компания;
• должность, которую занимал заявитель в тот период времени.

Далее нужно составить само заявление.

Юристы рекомендуют прочитать статью о страховых пенсиях и пенсионерах простыми словами.

Структура документа

Законодательством утверждена архивная справка о подтверждении трудового стажа. Образец можно найти в Основных Правилах работы архивов организаций, приложение № 42. Но работодатели могут разработать и свою форму.

В акте отражаются сведения:

• полное и сокращенное наименование-организации или индивидуального  предпринимателя, адрес нахождения (можно использовать официальный бланк компании, где есть все реквизиты);
• ФИО работника, дата его рождения, адрес регистрации;
• занимаемая должность;
• период трудовой занятости;
• размер заработной платы с разбивкой по месяцам и годам;
• объем отчислений в пенсионный фонд.

Бывшему работнику по его желанию может быть выдано несколько экземпляров справки. Количество обращений также не регламентировано.

Образец архивной справки о трудовом стаже от работодателя

Этих сведений достаточно для установления права гражданина на получение пенсии по старости.

Как сделать запрос в архив для подтверждения трудового стажа

Все данные ликвидированных организаций содержатся в архивах муниципальных образований, областей и краёв. Доступ туда имеет каждый совершеннолетний гражданин. Специалисты архивохранилища подробно объяснят, как сделать запрос в архив для подтверждения трудового стажа.

В каких случаях обращается заявитель

Нынешние пенсионеры столкнулись со множеством проблемных нюансов при подсчёте пенсии. Дело в том, что для многих учреждений советского периода практически не найти правопреемников. «Наследники»-компании отказывают заверять данные о трудовом стаже бывших товарищей-коммунистов.

Организация отказывает, и бывшему работнику приходится организовывать поиск архивных данных.

Между тем, на стаж и размер пенсионных и социальных выплат влияет:

• Наличие льготного стажа.
• Наличие специального стажа.
• Опыт работы в государственных (муниципальных) учреждениях.
• Наименование профессии.

Зная это, будущему пенсионеру стоит поволноваться, если он обнаружил, что:

1. Запись в трудовой книжке отсутствует или передаёт неточную информацию.
2. У штампа организации (принимающей или увольняющей) трудно различимы буквенные обозначения.
3. Запись о реорганизации учреждения (фирмы) отсутствует.
4. Наименование компании не совпадает с названием организации в печати.

Заявление в архив о подтверждении трудового стажа

Если не включить в письмо необходимые реквизиты, то и ответа на него будет не дождаться.

Сложность состоит в получении сведений о работе фирмы, которая уже не функционирует, а документы затерялись в хранилище.

Если нет точного названия компании и указания на период работы, то запрос к рассмотрению принят не будет.

Отказ, конечно, можно пытаться обжаловать, но лучше сразу собрать всю нужную информацию, чтобы получить ответ.

Срок рассмотрения заявлений устанавливает Закон «О порядке рассмотрения обращений и жалоб граждан». Через тридцать дней заявителям дается ответ.

Сроки рассмотрения увеличиваются, когда обращение передается в другую архивную организацию. В этом случае заявителя уведомляют, что его письмо передано по ведомственной принадлежности.

О стаже работы

По статистике Росархива, запросы на подтверждение фактов, касающихся трудовой деятельности, являются наиболее распространенными, поэтому рассмотрим их в первую очередь.

Чаще всего работники начинают беспокоиться о подтверждении трудового стажа перед выходом на пенсию или для получения звания «Ветеран труда» — в этих случаях они должны найти своих прежних работодателей и получить документальное подтверждение у них. Нередко такой поиск превращается в детектив: ведь многие организации, существовавшие в 1990-2000-е годы, давно закрылись. Где и как их искать — однозначных рецептов нет, а подсказки могут быть такие.

1. В поисковой системе в Интернете в строке поиска точно ввести то название организации, которое указано в трудовой книжке. Если организация нашлась — обращаться в отдел кадров.
2. Если таким образом организацию найти не удалось — поискать в ведомственных архивах (чаще всего они есть в таких отраслях, как строительство, энергетика, транспорт, сфера культуры).
3. Также можно обратиться в городской архив, причем как напрямую, так и через Центры госуслуг (МФЦ).

Как оформляется заявление?

Заявление пишут на имя руководителя предприятия или начальника, архива города или другого муниципального образования. Указываются следующие сведения:

• наименование организации, ИП или архива;
• ФИО работника, дата его рождения, адрес регистрации, телефон для связи;
• дата начала и окончания его трудовой занятости;
• название документа – заявление;
• прошение о выдаче архивной справки на имя сотрудника, работающего в определенный период в должности;
• назначение документа – для предоставления в Пенсионный фонд для подтверждения трудового стажа и размера отчислений;
• дата составления заявления и подпись лично гражданина.

Образец документа должен содержать всю указанную информацию.

Справка выдается по заявлению работника. При обращении к работодателю заявление пишется в свободной форме.

Образец заявления работодателю для получения архивной справки о трудовом стаже

Бланк, используемый в государственных архивах можно увидеть в  Методических рекомендациях по исполнению запросов социально — правового характера, приложение 3.

Если организация утеряла документы о стаже,  либо не сдала их в архив при ликвидации, то доказывать рабочий стаж придется через суд.

Подать заявление в Госархив можно не только лично, но через единый портал государственных услуг.

Услуги по предоставлению архивной справки

Данная услуга входит в перечень государственных услуг и предоставляется через:

• Многофункциональный центр;
• При личном посещении архива;
• По электронной почте.

Любое заявление обрабатывается не более 30 дней. Если архив не компетентен, то в течение 7 дней происходит переадресация компетентному органу с уведомлением заявителя.

Результаты предоставления услуги

Составление архивной справки – бесплатная услуга.

В результате обработки персональных данных выписывается следующая официальная бумага:

• Запрос с уточнением сведений, недостающих в заявлении.
• Обоснованный отказ с ссылками на нормативные акты и указанием причин.
• Копия, заверенная архивом.
• Архивная справка.
• Выписка из документов архивохранилища.

На основании, каких документов архива можно восстановить неверную или неполную информацию?

Справка о местах работы до 2002 года и сведения о работе в ликвидированных организациях выдаётся архивным учреждением на основании данных, сохранившихся в хранилище.

Сюда входят следующие дела постоянного хранения и по личному составу:

• Лицевые счета на отдельных работников.
• Приказы по личному составу.
• Характеристики с места работы.
• Личные дела.
• Ведомости по заработной плате.

Выписки из документов позволяют восстановить трудовую биографию. Но юридическую силу имеет документ, который составлен официально. При этом бланк архива – не единственное условие. Документ должен быть подписан руководителем и ссылаться на номера архивных дел и листов в них.

Где и как получить?

Справка выдается действующим предприятием или запрашивается в архивах личных дел, которые организуются после ликвидации предприятия.

Запрос может отправляться:

1. Гражданином, занятым ранее по трудовому договору, лично.
2. На основании определения суда, выданному по ходатайству участника судебного процесса по восстановлению трудового стажа или назначения пенсии.
3. Юридическим лицом касаемо сотрудника.

Запрос о трудовом стаже от юридического лица (образец)

Документ может запрашиваться на основании решения суда. В этом случае акт передается в уполномоченные учреждения — предприятию-работодателю или архив — участником судебного процесса либо отправляется по почте.

При составлении заявления в архив или требования к суду следует правильно указать период, за который нужны сведения об отчислениях в Пенсионный фонд.

Когда должны сделать справку, законом четко не установлено, однако следует принимать во внимание разумный срок.

Срок выдачи справки также зависит от места обращения за ней:

• Работодатель должен выдать необходимый документ в течение трех дней после регистрации заявления гражданина;
• У государственного архива на эту работу есть 30 дней.

Общая схема обработки запроса архивами РФНа практике срок выдачи архивной справки составляет 10-30 дней с момента получения запроса.

Как ее оформить?

Согласно Трудовому кодексу РФ, по заявлению действующего или будущего сотрудника работодатель обязан оформить справку о стаже работы в данной организации. Этот документ должен содержать следующую информацию:

• Сведения об организации (наименование, адрес, контактная информация);
• Дату и номер регистрации документа в журнале выдачи справок;
• Сведения о сотруднике (ФИО и должность);
• Информацию о трудовой деятельности (с первого до последнего места работы, с указанием организации, должности и причины увольнения);
• Условия работы (отпуск, совмещение работы с чебой и т.д.);
• Информацию о стаже (суммарное количество отработанного времени);
• Реквизиты трудовой книжки;
• Цель документа (куда и кому направляется);
• Подпись и печать организации.

Документ составляется на фирменном бланке предприятия, либо на ней должен быть представлен угловой штамп. Ее подписывают несколько должностных лиц: работодатель, руководитель отдела кадров и бухгалтер.

Если справка нужна для назначения льготной пенсии, то в нее нужно включить более подробное описание трудовой деятельности, а также указать наличие следующих документов:

• Распоряжения о переводе на другую должность;
• Приказ о присвоении работнику разряда;
• Приказ о совмещении должностей.

При отсутствии трудовой книжки подсчитать общий трудовой стаж совсем не сложно. Для этого нужно взять справки и выписки со всех предыдущих мест работы и сложить периоды, указанные в этих документах. Неважно, когда именно вы брали у работодателей сведения о трудовой деятельности, поскольку срока действия у справок о стаже работы нет.

Наиболее распространенные запросы

Чаще всего граждане ищут следующие информационно-справочные документы:

• о так называемом гражданском состоянии (сейчас бы мы сказали — о персональных данных: месте и дате рождения или смерти, вступлении в брак или расторжении его, усыновлении и тому подобном);
• об образовании;
• о трудовой деятельности;
• о правах на имущество (в основном это право на землю и жилье).

Этот список не является исчерпывающим. Подробно о том, как архивам работать с запросами о выдаче различных справок, какова ответственность сторон, разъяснено в «Методических рекомендациях по исполнению запросов социально-правового характера» (утвержденных Росархивом ). В этом же документе содержится коллекция образцов архивной справки (75 примеров по наиболее часто встречающимся запросам).

Какие существуют формы для заявителя (на примере Санкт-Петербурга)?

Запросы различают по основаниям: общий вопрос или частная заявка, по конкретному обстоятельству. Любой запрос рекомендуется заполнять печатным способом, с использованием Интернета и современных методов связи.

Образец заявления выглядит следующим образом:

Я.ФИО, паспортные данные, проживающий по адресу, прошу предоставить мне государственную услугу и уточнить место работы за период с по гг.

С перечнем причин для отказа ознакомлен.

Частные запросы

Для граждан РФ предлагаются разные формы запросов, переданных на рассмотрение в архивохранилище.

Примеры:

• Справка о размере заработной платы.

Заявление.

Прошу выдать мне информацию о размере заработной платы на предприятии______за период_______.

• Справка об эвакуации из блокадного Ленинграда.

Заявление.

Прошу мне, ФИО, паспортные данные, выдать сведения об эвакуации из блокадного Ленинграда.

На период ВОВ проживал по адресу:

Предположительная дата эвакуации и с кем эвакуировался:

• Справка о награждениях.

Прошу подтвердит факт награждения медалью «Ветеран труда» (присвоения звания «Житель блокадного Ленинграда»).

ФИО, контактные данные:______

Примерное название органа власти, производящего мероприятия по награждению:______

Требования к запросам

Запрос рассматривается при соблюдении следующих требований:

1. Он не должен быть анонимным. В нем передаются ФИО, почтовый адрес или электронная почта заявителя.
2. Заявление должно быть понятным, написано на русском языке.
3. Запрос не может содержать ненормативной лексики.
4. Запрос должен быть логичен.

Образец запроса в архив

В законе нет сведений о том, как должен выглядеть бланк.

Тем не менее есть реквизиты, которые должны быть в письме:

• дата направления обращения:
• название архивного учреждения;
• ФИО заявителя, а также адрес проживания и номер телефона для связи;
• для облегчения поисков нужно уточнить название фирмы, структурное подразделение, где трудился гражданин;
• указать занимаемую должность.

В завершении нужно уточнить, что вы собираете информацию не из праздного любопытства, а для назначения пенсии. И заключительный штрих – это ваша подпись.

Что это за документ и зачем он нужен?

Архивная справка о подтверждении стажа — официальный документ, который содержит сведения о трудовой деятельности работника.

Чаще всего данная справка нужна для предоставления в Пенсионный фонд для начисления пенсий, по возрасту или при наличии льготного стажа.

Как правило, одна справка подтверждает стаж у одного работодателя, то есть, чтобы подтвердить весь стаж, имеющейся в трудовой книжке, нужно собрать несколько справок.

Подтверждение стажа может потребоваться в следующих случаях:

• записи в трудовой книжке содержат помарки и исправления;
• записи не заверены печатью;
• записи или оттиски печати написаны неразборчиво или нечитаемые;
• записи о работе отсутствуют в трудовой книжке;
• другие вопросы, которые возникают у работников ПФР при оформлении пенсии. Например, при оформлении льготных пенсий из стажа, дающего на это право, могут исключаться отдельные периоды, которые не отражаются в трудовой книжке (отпуска без сохранения оплаты и декретные отпуска).

На фото представлена архивная справка о подтверждении трудового стажа (образец)

В случае возникновения спора она нужна для установления возможности получать государственное обеспечение в судебном порядке.

Архивная справка формы 9 «О регистрации»

На втором месте по частоте запросов после документов, подтверждающих трудовой стаж, стоят справки о регистрации по форме 9 (смотрите образец). Их требуют, например:

• при поступлении ребенка в детский сад или школу;
• при подаче документов на приватизацию;
• для совершения операций с недвижимостью.

В этом документе перечисляются все граждане, зарегистрированные по определенному адресу, с указанием степени родства, а также дается характеристика жилой площади.

Форма 9

скачать

В некоторых случаях может потребоваться документ о регистрации по адресу, по которому гражданин был зарегистрирован ранее, но снят с регистрационного учета, — в этом случае потребуется архивная справка формы 9».

Классификация запросов заявителей

Каждый из нас имеет право посетить читальный зал государственного архива. Специалисты архивохранилища работаюти обслуживают (помогают) читателям в часы приема. Они предлагают свои услуги безвозмездно или за оплату госпошлины.

К оплачиваемым услугам относят биографические и гениологические заявления. Бесплатно обрабатываются социально-правовые просьбы. Что к ним принадлежит?

Сюда относятся следующие сведения:

• информация о трудовом стаже;
• данные о зарботной плате;
• награждения;
• применение репрессий и последующая реабилитация;
• состояние здоровья на определенный момент времени;
• периоды службы в вонских частях.

Смотрите, какая стоимость пенсионного балла в 2019 году для начисления пенсии.

О страховых взносах в ПФР в 2019 году. Найдете по ссылке.

Какие проблемы могут возникнуть?

Формально регистрация в системе обязательного пенсионного страхование и получение СНИЛС означает, что работодатель начал ежемесячно перечислять средства в пенсионную «копилку».

Но для наёмного работника также важно, что в договорах ГПХ и в трудовой книжке были указаны все нюансы типа:

• Точная дата принятия на должность.
• Наименование профессии по штатному расписанию.
• Дата увольнения и точная формулировка, по какой статье.
• Точное наименование принимающей (увольняющей) организации.
• Период повышения квалификации.

Бывает так, что по ошибке нерадивого специалиста по кадрам или работодателя записи в трудовой книжку не вносятся. Также никто не застрахован от того, что в документах прослеживаются ошибки, неточности, неполное заполнение.

Несоблюдение «Инструкции по заполнению трудовых книжек» ведёт к неправильному учёту трудового стажа. Ошибки недопустимы и их нужно исправлять!

Корректировка проводится с помощью сбора недостающих и уточняющих документов. На основании этих бумаг вносятся новые записи в трудовой книжке. При необходимости – заявитель доносит их в территориальный отдел ПФ РФ.

Но это происходит тогда, когда бывший работодатель ликвидировался или не существует по другим причинам.

Срок действия архивной справки

Период действия документа в законодательстве не установлен. Для подтверждения трудового стажа справка может использоваться до момента смерти гражданина, в отношении которого были проведены отчисления в ПФ РФ.

Не смотря на то, что архивная справка о подтверждении трудового стажа не имеет срока годности, ее могут признать недействительной, если она содержит исправления и помарки. Либо в документе отсутствуют обязательные для справки реквизиты.

Где получить?

Где получить?

Запросить справку о трудовом стаже можно у работодателя по последнему месту работы. Он обязан выдать документ работнику в течение 3 рабочих дней. Как правило, специалист отдела кадров указывает в нем сроки трудовой деятельности в годах, месяцах и днях. Для того, чтобы получить справку, нужно:

• Обратиться в кадровую службу с запросом из пенсионного фонда;
• Написать заявление руководителю организации;
• Приложить к документу копии паспорта и трудовой книжки.

Получить справку можно и в Пенсионном фонде. Для этого нужно составить и подать заявление в местное отделение ПФР или в МФЦ. Кроме того, оставить свою заявку в личном кабинете на сайте фонда либо на портале госуслуг. Справка должна быть представлена работнику в течение 10 дней с момента обращения.

В том случае, если организация, в которой вы работали, ликвидирована, следует обратиться в  архив по месту регистрации фирмы. В подобных учреждениях довольно долгое время хранятся документы всех существующих предприятий. Рассмотрение запроса в госархиве займет несколько больше времени, но зато по его итогам вы получите справку с указанием точных сведений о предыдущих местах работы.

Как правильно подсчитать трудовой стаж?Входит ли декретный отпуск в трудовой стаж?Какой процент оплаты больничного листа в зависимости от стажа?