Что такое кдп в бухгалтерии

 

Значение грамотно составленной кадровой документации сложно переоценить. Кадровые документы – это закрепление на бумаге значимых юридических фактов. И любая ошибка кадровика повлечет за собой негативные последствия как для наемного рабочего, так и для работодателя, поэтому так важно придерживаться правил КДП в кадрах. Итак, КДП – что это такое?. Что такое восстановление КДП и основы которые важно знать

Шаг 6. Смотрим, в каком состоянии трудовые книжки

Для начала нужно выяснить, есть ли в компании совместители, на которых трудовые книжки не ведутся. На всех остальных трудовые книжки должны быть в наличии, и в них должны быть внесены записи о работе и переводах (постоянных). Кроме этого, проверьте наличие журнала учета движения трудовых книжек и записи в нем. От того, в каком это все состоянии, зависит порядок ваших действий. Бывает, что в журнале запись имеется, а самой книжки нет. Возможно, она утеряна, а возможно, просто выдана на руки в нарушение всех правил. Это предстоит выяснить по каждому случаю. Еще одна нередкая ситуация — требовалось завести новую трудовую, а бланки закончились. Время шло, а вопрос так и не был доведен до конца. В результате новый кадровик разыскивает несуществующий документ.

Журнал учета трудовых книжек — обязательный регистр. Если он не велся или имеет нестандартную форму, не опломбирован, стоит завести новый. В него переносятся данные на всех работающих сотрудников с датами их приема. В старом журнале делается пометка «данные перенесены в журнал установленной формы» с датой и подписью кадрового работника.

Шаг 4. Восстанавливаем Т-2 и кадровые приказы

Личные карточки по форме Т-2 — обязательный кадровый документ. Удобнее всего их распечатывать из вспомогательных кадровых и бухгалтерских программ, эта форма там имеется. Но чтобы личные данные были полными, их нужно вначале туда внести. Поэтому нужно проверить заполнение уже имеющихся форм и определить, чего не хватает по каждому сотруднику. Распечатать Т-2 на каждого работающего имеет смысл потому, что в ней отражаются все отпуска, прием и переводы за весь период работы. Подписывая договоры, ознакомьте работников под подпись также и с Т-2.

В имеющиеся в наличии формы Т-2 просто допишите вручную недостающую информацию.

Перечень кадровых приказов отражается в журнале, он может быть и электронным. Удобнее отслеживать их наличие, разделив на виды. Не забудьте, что приказы на отпуск хранятся 3 года, более ранние восстанавливать не нужно. А вот прием и увольнение нужно возродить полностью. Там, где подписи взять уже невозможно, подшейте в дело неподписанный приказ с пометкой «восстановлено». Если и работник, и руководитель работают, предложите им бумаги на подпись.

Шаг 1. Восстанавливаем КДП: основные документы

Для восстановления КДП придется провести аудит состояния дел. Вначале определим перечень основных документов. В каждой организации, сколько бы работников в ней ни было, должны быть:

  • штатное расписание (в случае приема сотрудников на определенные должности);
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • трудовые договоры, допсоглашения к ним;
  • приказы о приеме, увольнении, перемещениях, отпусках;
  • личные карточки Т-2;
  • трудовые книжки на всех работников;
  • журнал учета движения трудовых книжек;
  • график отпусков;
  • табели учета рабочего времени;
  • положение об обработке персональных данных работников.

Этот не полный список, но то основное, с чего можно начать восстановление КДП. Когда этот этап будет окончен, перечень расширится, но об этом позже.

Организация КДП

Основываясь на нормативно-правовых актах, методических рекомендациях, можно составить следующую схему организации всего кадрового делопроизводства компании:

1. Разработать документы, обязательные для компании (положения, инструкции, правила внутреннего распорядка, положение об ОТ и противопожарной безопасности).

2. Скорректировать штатное расписание. Как правило, в организации уже имеется разработанное штатное расписание и сотрудники, выполняющие определенные обязанности, но не всегда трудовые книжки и записи о приеме на работу оформлены правильно. Проверить штатное расписание можно, запросив информацию о заработной плате работников и наименовании их должностей в бухгалтерии. Табельные номера сотрудников можно узнать там же. Также следует проверить правильность оформления личных дел работников компании и выяснить, каких документов не хватает.

3. Проверить соответствие информации в штатном расписании и в трудовых договорах.

4. Проверить правильность оформления приказов ОК. Все кадровые операции (прием на работу, перемещение на другую должность, повышение оклада) должны быть зафиксированы в документах соответствующего образца. В них должна быть подпись как руководителя организации, так и сотрудника. Все недочеты следует исправить.

5. Проверить правильность заполнения трудовых книжек.

6. Оформить личные дела сотрудников, если они не велись ранее.

7. Оформить необходимые книги и журналы учета.

8. Составить график отпусков.

9. Сгруппировать кадровые дела.

10. Оформить номенклатуру дел.

Шаг 10. Расширяем список

Когда самое важное уже сделано, можно заняться и остальными делами. Проверьте наличие документов по направлению охраны труда и воинскому учету:

  1. На кого возлагались эти обязанности.
  2. Была ли проведена специальная оценка по условиям труда.
  3. Есть ли вредность на предприятии.
  4. Ведутся ли журналы учета кадровых документов.
  5. Есть ли приказы на командировки.
  6. Менялись ли фамилии у сотрудниц.
  7. Правильно ли оформлены документы на декретниц.

Основы КДП — что важно знать

Работники, впервые столкнувшиеся с этой аббревиатурой, могут задаться вопросом: что такое восстановление КДП. Этим термином кадровики называют процесс, направленный на исправление ошибок и недочетов, допущенных при ведении кадрового делопроизводства. Оформление всех кадровых бумаг должно происходить согласно нормам и правилам действующего трудового законодательства, но не все компании уделяют этому достаточное внимание.

После того как мы разобрались с тем, КДП — что это в кадрах, рассмотрим ситуации, когда восстановление кадрового делопроизводства необходимо:

  • в организации отсутствует специалист по ведению кадрового делопроизводства;
  • грядет проверка деятельности фирмы контролирующими органами;
  • если нередко возникают трудовые споры с работниками и т. д.

Если на вашем предприятии имеют место быть подобные явления, стоит задуматься о том, как исправить ситуацию и как восстановить КДП.

Что такое кадровое делопроизводство?

КДП – что это такое? Это область деятельности, которая документирует все трудовые отношения и фиксирует информацию об укомплектованности штата и движении персонала, в результате чего все кадровые процедуры получают документальное оформление.

Что такое КДП с юридической точки зрения? Все кадровые документы имеют юридическую (или коммерческую) ценность. Используя их как письменные доказательства, можно отстоять свою позицию в суде. Так, к примеру, штатное расписание, приказы по кадрам и расчетные ведомости по зарплате могут служить основанием для получения или подтверждения льгот на налог и прибыль.

КДП – что это и для чего оно нужно? Большинство правильно оформленных кадровых документов заключает в себе чрезвычайно важную информацию. Именно на основании этой документации можно подтвердить те или иные права работника, например, при оформлении досрочного выхода на пенсию ввиду работы на вредных или опасных для здоровья производствах.

КДП – что это для социальной сферы? Документальное фиксирование трудовых отношений играет значительную роль для обеспечения пенсионных, социальных и иных гарантий, которые предоставляются работникам согласно действующему законодательству. Все нормативно-законодательные акты, касающиеся норм трудового права, необходимы для качественной работы любого кадрового специалиста.

Составление инструкции по кадровому делопроизводству

Инструкция КДП – что это? Фактически это подробное руководство по организации отдела или службы кадров и ведению дел в них. Руководитель организации назначает лицо, ответственное за разработку этого документа. Как правило, этим занимается начальник отдела кадров, юрист или главный бухгалтер. Также инструкцию по КДП может составить и сам руководитель организации (такое зачастую практикуется в небольших компаниях). Когда инструкция готова, ее необходимо утвердить приказом директора или управляющего, а также заверить подписями всех заинтересованных должностных лиц. Все сотрудники знакомятся с инструкцией под личную подпись.

Основные вопросы, регулируемые данным документом:

  • перечень обязательных кадровых документов организации;
  • порядок подготовки документов, которые регулируют трудовые взаимоотношения;
  • правила оформления кадровой документации;
  • порядок документооборота в кадровой службе;
  • контроль выполнения документов;
  • порядок передачи дел из ОК в архив.

Аудит КДП

Аудит кадров представляет собой проведение комплексного анализа всей кадровой документации, проверку ее соответствия требованиям действующего законодательства, локальным актам и протоколам. Правильная организация кадрового делопроизводства – это безотлагательное дело, игнорирование которого может повлечь за собой определенные риски.

В процессе кадрового аудита проверяется не просто правильность оформления документации, но и ее соответствие действующим законам. Аудит кадровых документов является эффективным средством для решения проблем, возникающих в финансово-хозяйственной деятельности компании.

Шаг 2. Анализируем имеющиеся документы

Эта задача вроде бы несложная — собрать все, что имеется, рассортировать по видам и сравнить со списком. Но это если большинство документов есть в наличии. Когда бумаг много, но трудно понять, чего не хватает, можно поступить так: чтобы систематизировать собранную информацию, составьте таблицу со списком работников и отмечайте, что имеется на каждого из них, а чего нет. По мере восстановления в таблице можно делать пометки: так объем сделанной работы будет заметен, так же как и оставшиеся пробелы. Актуальный список сотрудников можно взять у бухгалтера по расчету заработной платы.

Начать разумно со штатной расстановки, а если она не составлялась, сделать ее можно, имея список отделов с фамилиями и должностями. Наверняка он есть у руководства или главного бухгалтера.

Особое мнение

Евгений Полубояров Эксперт по кадровому аудиту, соучредитель компании «КАДРИУМ» Я бы отметил два главных фактора риска плохого ведения КДП в компании: 1. Плановые и внеплановые проверки Государственной инспекции труда. Общая сумма административных штрафов, взысканных Государственной инспекцией труда в городе Москве за 9 месяцев 2019 года с юридических и должностных лиц, увеличилась на 13 %, по сравнению с аналогичным периодом 2019 года и составила 176 млн 784 тыс. руб. (информация взята с сайта ГИТ города Москвы). В регионах цифры, конечно, скромнее, но тоже весьма значительные. Так, в Саратовской области за 11 месяцев 2019 года общая сумма наложенных штрафов составила 46 млн рублей. 2. Трудовые споры с работниками. Основные материалы при рассмотрении споров работников и работодателей в суде — это кадровые документы. Неграмотное оформление приема на работу и несоблюдение процедур наложения административного взыскания или увольнения делает компанию уязвимой в суде и заканчивается восстановлением работника, оплатой вынужденного простоя, морального ущерба и штрафов.

Шаг 7. Создаем или корректируем штатное расписание, графики отпусков, табели

Все указанные документы можно восстановить в любое время, сложность заключается лишь в сборе подписей в графике отпусков.

Делать множество изменений к старому штатному расписанию не имеет смысла, так что составляем актуальное, утверждаем приказом.

График отпусков за прошедший год составляем по факту использованных отпусков, данные о них есть у бухгалтера, который выплачивал отпускные. За предыдущие годы воссоздавать графики отпусков не нужно, так как хранятся они всего 1 год. За текущий год утверждаем от середины декабря прошлого года, вносим даты прошедших и планируемых отпусков.

Табели учета рабочего времени иногда делает бухгалтер. Если они не распечатывались, нужно сделать это. Программа 1С позволяет формировать табели за любой период.

Ведение КДП – что это и в чем заключается?

Оформление трудовых книжек и договоров – это, конечно, весьма важная часть работы любого работника кадровой службы, однако кадровое делопроизводство не ограничивается только лишь этими моментами. Все документы, которые обязаны быть у кадровика под рукой, можно разделить на два основных блока.

К первой группе относят как законодательные, так и подзаконные акты, поясняющие нормы охраны труда и трудового права. Все документы подобного характеры обязательны для исполнения.

Вторая группа – документация рекомендательного характера: методические рекомендации по кадровому делопроизводству и управленческому труду.

Кадровому работнику важно знать, какие из документов обязательны для исполнения на конкретном предприятии, а какие вступают в силу лишь при определенных обстоятельствах. Это позволит избежать негативного опыта при общении с кадровыми инспекторами.

При создании документации кадрового характера следует руководствоваться следующими правилами:

  • внутренние документы (их внешний вид, порядок разработки и утверждения) могут быть удобными и понятными конкретно для данного предприятия или организации;
  • внешняя документация оформляется по общепринятым правилам, чтобы данные документы имели юридическую силу;
  • хранение кадровой документации осуществляется с учетом правил и требований архивной службы.

Шаг 3. Восстанавливаем историю трудовых отношений

Отсутствие трудовых договоров — частое явление в компаниях, пренебрегающих КДП. Что уж говорить об изменениях к ним. И даты приемов на работу, и изменения условий обычно известны бухгалтерии. Зачастую учет ведется в 1С или другой аналогичной программе, которая позволяет сформировать отчет с датами начала работы. Кадровые изменения также можно отследить в этой программе. Определите, какие изменения должны были оформляться дополнительным соглашением, и что из этого было составлено. Внесите все данные в таблицу и сравните с тем, что есть в наличии.

Если трудового договора нет

Его необходимо заключить. В зависимости от ситуации, в компании вариантов может быть два:

  1. Генеральный директор не менялся, и можно восстановить договоры задним числом.
  2. Руководство сменилось, и взять подпись директора за прошедший период негде.

В обоих вариантах начать процедуру лучше так: составить письменное уведомление сотруднику о том, что с ним не был заключен трудовой договор при приеме на работу и необходимо это сделать.

Если руководство сменилось, порядок действий таков: договор составляется текущей датой, указывается реальная дата начала работы (пусть даже несколько лет назад) и действующий оклад, подписывает его действующий директор. Прикладываем уведомление о необходимости заключить договор, оно объяснит несовпадение дат.

Если договор есть, но нет изменений к нему

Исходим из соображений целесообразности. Для сотрудника, работающего многие годы, за которые неоднократно сменилось руководство, сделать все допсоглашения вряд ли получится. Поэтому восстанавливаем с того момента, с которого это не вызывает трудностей, так, чтобы текущие условия были согласованы и с работником, и с гендиректором. В компании, не менявшей руководителей, восстанавливаем все по максимуму.

Шаг 5. Уведомляем работников

Собирать подписи под распоряжениями с давно прошедшей датой непросто: это вызывает много вопросов, а иногда и недовольство коллектива. Поэтому издаем приказ о проведении кадрового аудита и приведении КДП к нормам ТК РФ за весь период работы организации. Знакомим с содержанием приказа всех сотрудников лично или через руководителей. Разъясняем, что точность и правильность всех договоров и приказов — в интересах работников. Так они смогут подтвердить свой стаж, зарплату и профессиональные навыки.

Заодно можно попросить всех принести недостающие документы: трудовые книжки, дипломы об образовании, свидетельства о рождении детей и т. д.

Конечно, начинать шаг 5 нужно, когда все документы для подписей готовы.

Шаг 8. Принимаем локальные нормативные акты

К обязательным ЛНА относятся Правила внутреннего трудового распорядка и Положение о премировании, если премии когда-либо выплачивались.

Правила трудового распорядка можно взять типовые, дополнив текст особенностями организации. Обязательно нужно ознакомить с ними всех сотрудников под подпись. Не будет нарушением, если вы сделаете это текущей датой, важно, что требование закона выполнено.

Положение о премировании лучше обсудить с руководством и главным бухгалтером. Подготовьте стандартный текст и попросите внести коррективы. С этим документом также нужно ознакомить всех работников.

Стоит проверить также наличие Положения о защите персональных данных. Если его нет, нужно его разработать, приложить согласие сотрудников на обработку таких данных и подписать с каждым сотрудником.

Шаг 9. Как быть с уже уволенными

Эта ситуация всегда вызывает затруднения: работники уже уволились, а их бумаги оформлены неправильно, подписей нет и взять их теперь негде. Как быть? Самый логичный путь — заархивировать все в том виде, в котором есть. Как правило, проверяющие интересуются работающим персоналом, и старые ошибки не будут выявлены. На случай, если пробелы всплывут, составьте акт о передаче дел и о том, в каком состоянии они передавались. Или издайте приказ о восстановлении КДП. Так вы снимете с себя ответственность за те нарушения, что были допущены до начала вашей работы в организации.

Вопросы и ответы

Источники

Использованные источники информации.

  • https://clubtk.ru/vosstanovlenie-kdp-na-predpriyatii-poshagovaya-instruktsiya
  • https://autogear.ru/article/173809/kdp---chto-eto-vedenie-kdp---chto-eto/
  • https://4u-pro.ru/biznes/kdp-chto-eto-vedenie-kdp-chto-eto
0 из 5. Оценок: 0.

Комментарии (0)

Поделитесь своим мнением о статье.

Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


Написать комментарий